Scurtează ședințele cu 11 strategii testate – Partea a 2-a
Prima parte a acestui articol o găsiți aici.
6. Folosește un cronometru. Ședințele costă bani. Ca și orice cheltuială, timpul consumat la ședințe trebuie manageuit cu grijă. Cei care au grijă de cronometre urmăresc timpul pentru fiecare item din agendă. Ei avertizează grupul când timpul se scurge și opresc grupul la finalul timpului alocat. Job-ul acesta pare ușor, însă un grijitor bun al cronometrului trebuie să aibă curajul să întrerupă o discuție când timpul s-a terminat.
7. Nu sta jos. Deși pare ciudat, poate fi folositor pentru ședințe informaționale de rutină. Gândește-te la o adunare la grămadă specifică fotbalului american. Scopul acesteia este foarte specific: Comunică următoarea schemă de joc fiecărui membru al echipei. Imaginează-ți cum ar fi dacă toți membrii echipei de fotbal ar trebui să fugă până la tribune și să stea jos pentru a afla următoarea schemă. În mod sigur ar încetini progresul jocului. Mergând de la o sală de conferință la alta ia mult timp prețios. Nu e tot timpul necesar și pentru acele momente o adunare ar fi soluția perfectă.
8. Creează un “spațiu de parcare”. În întâlniri, un “spațiu de parcare” este un loc unde poți nota idei, comentarii, și îngrijorări ce nu se potrivesc topicului discutat în acel moment. E un tool excelent pentru că înregistrează idei potențial importante și mențin ședința focusată și pe direcția sa.
9. Dezvoltă și respectă reguli de bază asupra timpului. Regulile de bază sunt practicile pe care grupul tău le-a setat și acceptat să se ghideze după ele în întâlniri. Uite câteva reguli ce ar putea ajuta un grup să-și manageuiască mai bine timpul: a) Începem la timp. b) Nu terminăm niciodată târziu. c) Discutăm doar topicuri pe care le-am pregătit anterior. d) Respectăm agenda. e) Nu ne întâlnim fără un scop clar.
10. Divide și cucerește munca. Grupurile cred deseori că fiecare persoană trebuie să participe la fiecare mică bucățică a ședinței. Acest fapt nu este adevărat. Să presupunem că ai o ședință mare de 15 persoane și vrei să evaluezi meritele a 3 concepte. În loc să ai pe toată lumea să evalueze fiecare idee, împarte-le în 3 grupuri. Fiecare grup evaluează un concept și apoi prezintă rezultatele celorlalți membri. Vei avea rezultate mai bun la jumătate din timp.
11. Îmbunătățește-ți întâlnirile constant. Există o teorie a managementului ce zice “Ceea ce măsori, îmbunătățești”. Măsurând dimensiunile întâlnirilor vei avea o informație de bază ce te va ajuta să observi îmbunătățirile. E un start bun, dar nu e destul. Deasemenea ai nevoie să te gândești cum să-ți îmbunătățești performanța. Răspunzând la câte una din întrebări la finalul fiecărei ședințe și aplicând răspunsul la următoarele întâlniri e un pas bun. “Ce puteam face diferit pentru a fi fost mai eficienți în această întâlnire?”
Ideea acestui articol este de a reprezenta câteva practici bune pentru scurtarea și eficientizarea unei ședințe. Conceptual, fiecare dintre această idee este ușoară. Partea dificilă este menținerea unei discipline în a le respecta.
sursa imagine: aici.